| verwandte Themen |
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| Suchmaske, Datenbereichssuche |
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Button 'Suche speichern'
Sie können eine Suche aus einer Suchmaske oder einer Datenbereichssuche abspeichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu laden und wiederzuverwenden.
Es öffnet sich ein Dialog zur Erfassung einiger für die Speicherung notwendiger und sinnvoller Angaben und Einstellungen.
Der Dialog enthält einige Eingabefelder und eine Tabelle zur Steuerung der Nutzungsfreigabe der gespeicherten Suche.
Eingabefelder
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Autor | Der Name des Autors/der Autorin. Dies ist immer Ihr ASYS-Nutzername i.V.m. dem Kürzel Ihres ASYS-Repository-Standortes. Wenn Sie eine Suche speichern, sind Sie immer automatisch Autor. Sie können diese Angaben nicht ändern! |
| Für Archivierung | Die Datenbereichssuche kann für die Ermittlung von Daten zur Archivierung genutzt werden. Das Ankreuzfeld erscheint nur beim Speichern von Datenbereichssuchen, wenn einige weitere Bedingungen erfüllt sind! - Der Nutzer/die Nutzerin muss das persönliche Recht haben, Datenbereichssuche für die Archivierung erstellen zu dürfen (muss von der ASYS-Fachadministration vergeben werden). - Für den Nutzer/die Nutzerin darf zur Hauptmaske des ersten Datenbereichs keine Lesefilter gelten. - Die Datenbereichssuche darf keine Aggregationsfunktionen (Gruppieren, Min, Max, Anzahl etc.) enthalten. - Die Maske der Hauptdatenkategorie des ersten Datenbereichs muss aus der Ergebnisliste der Datenbereichssuche heraus geöffnet werden können. |
| Name | Der Name der Suche. Jede gespeicherte Suche muss mit einen Namen versehen werden (maximal 100 Zeichen). Der Name einer Suche ist je Autor und Maske eindeutig. Mehrere Autoren können aber den gleichen Namen für unterschiedliche Suchen auf der gleichen Maske verwenden! |
| Beschreibung | Ein optionaler Beschreibungstext zur Dokumentation der gespeicherten Suche (maximal 255 Zeichen). Dient als kurzer Hinweis zum Zweck oder zur Verwendung der Suche. Sollte ausgefüllt werden, wenn die Suche für andere Nutzer freigegeben wird. |
| Enthält Funktionen für spezielle Datenbanken | Falls es sich um eine Suche handelt, die Datenbankfunktionen enthält, die nur von bestimmten Datenbanken verarbeitet werden können, sollten Sie dies hier mit den drei Ankreuzfeldern für Oracle, SqlServer und Access mitteilen. Diese Markierungen spielen für normale Suchen auf Masken keine Rolle, sind aber für Datenbereichssuchen bedeutsam. |
Bitte beachten Sie folgende Eigenschaften:
- Wenn Sie eine Suche neu definiert haben und abspeichern wollen, sind die vorstehend erläuterten Felder - mit Ausnahme von 'Autor' - leer.
- Der Name der Maske, in der die Suche gespeichert wird, wird automatisch zusammen mit der Suche gespeichert (und in diesem Dialog nicht angezeigt).
- Wenn Sie eine eigene Suche (Sie sind Autor) unter einem schon vorhandenen Namen erneut speichern, werden Sie gefragt, ob Sie die vorhandene Suche überschreiben wollen.
- Wenn Sie eine fremde Suche (Sie sind ursprünglich nicht Autor) speichern wollen, werden Sie für die Kopie der Suche als Autor eingetragen.
Freigabe
Die Tabelle der Freigaben kann bei der Speicherung einer Suche genutzt werden, um festzulegen, wer - außer Ihnen als Autor - die Suche ebenfalls nutzen können soll. Sie können die Freigaben aber auch nachträglich noch ändern.
Sie haben vier Freigabevarianten, die Sie alternativ oder in Kombination festlegen können:
| Freigabe | Name | Erläuterung |
|---|---|---|
| Nutzer | Der ASYS-Name eines Nutzers samt Standortkennung | Sie geben die Suche für genau einen anderen Nutzer frei. Sie können unter den Nutzern auswählen, die gemeinsam mit Ihnen der gleichen Institution1) zugeordnet sind. |
| Arbeitsgruppe | Der ASYS-Name einer Arbeitsgruppe | Sie geben die Suche für alle Nutzer frei, die Mitglieder der ausgewählten Arbeitsgruppe sind. Sie können aus allen Arbeitsgruppen auswählen, in denen Sie selber Mitglied sind. |
| Institution | Der ASYS-Name der Institution | Sie geben die Suche für alle Nutzer frei, die der Institution zugeordnet sind. Sie können aus allen Institutionen Ihres Bundeslandes auswählen. |
| Bundesland | Kennbuchstabe des Bundeslandes | Sie geben die Suche für alle Nutzer eines Bundeslandes frei. Sie können nur den Kennbuchstaben Ihres eigenen Bundeslandes auswählen. |
Hinweise:
- Die Weitergabe einer Suche an ein anderes Bundesland ist auf diesem Wege nicht möglich. Hierfür müssen Sie die Suche exportieren und die exportierte Suche außerhalb von ASYS (z.B. per E-Mail) an einen Ansprechpartner im Zielbundesland verschicken. Dort muss die Suche importiert werden.
- Damit die Freigaben gespeichert werden können, müssen sowohl eine Freigabevariante in der Spalte 'Freigabe' als auch ein Name zur Freigabevariante in der Spalte 'Name' eingetragen sein. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung und die Suche kann nicht gespeichert werden.
Buttonzeile
Der Dialog enthält zwei Buttons:
| Schaltfläche | Bezeichnung | Erläuterung |
|---|---|---|
 | Speichern | Speichert die Suche mit den eingegebenen Angaben bzw. eingestellten Freigaben. Gibt es die Suche unter dem Namen für den Autor bereits, so erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die vorhandene Suche überschrieben werden soll. |
 | Abbrechen | Bricht den Dialog ab, ohne die Suche abzuspeichern. |
1)
Je Bundesland kann es eine oder mehrere Institutionen geben. Diese Gliederung ist der Verwaltungs- und Zuständigkeitsstruktur geschuldet. Es kann sich dabei je Institution um eine Behörde, ein Dezernat oder eine andere Struktur handeln. Wie die Zuordnung in Ihrem Bundesland konfiguriert ist, können Sie bei Ihrem ASYS-Fachadministrator erfragen.