Vorgänge (Grundkonfiguration)

Die Perspektive Vorgangssteuerung, Skripte¹⁾ umfasst die ASYS-Repositoryobjekte der Vorgänge, Arbeitsschritte, Aktionen, Skriptmengen und Skriptdefinitonen. Die genannten Objektklassen sind - mit Ausnahme der Skriptdefinitionen - spezifisch für jeden Repository-Standort definierbar. Die Skriptdefinitionen gelten global für alle Standorte.

Die in dieser Perspektive konfigurierbaren Repository-Objekte sind:

• Vorgänge (Grundkonfiguration): Vorgänge sind eine Sammlung von Arbeitsschritten, die gemeinsam die im Zuge der Bearbeitung eines Vorgangs anfallenden (Teil-)Aufgaben umfassen. Jeder Vorgang gehört zu genau einer Maske, für eine Maske können mehrere Vorgänge definiert werden. Die Gliederung von Vorgängen in Arbeitsschritte bzw. die Zusammenstellung von Arbeitsschritten zu einem oder mehreren Vorgängen für eine Maske richtet sich nach fachlichen und ggf. organisatorischen Gesichtspunkten und ist weitestgehend frei gestaltbar.
  Die Definition von Vorgängen und ihren Arbeitsschritten beinhaltet noch keine Regeln, unter welchen Umständen ein Vorgang bzw. einer seiner Arbeitsschritte für einen Nutzdatensatz in der ASYS-Datenbank erstellt wird. Dies wird erst durch die Skriptmengen der Ablaufsteuerung festgelegt.
  • Aktionen (Grundkonfiguration): Zu jedem Arbeitsschritt eines Vorgangs können eine oder mehrere Aktionen definiert werden. Aktionen werden aus einer vorgegebenen Liste von Aktionstypen gebildet. Jeder Aktionstyp steht für ein aus dem Arbeitsschritt heraus startbares Programm, das mit den Daten der ASYS-Datenbank arbeitet. Für einige Aktionstypen müssen Parameter konfiguriert werden, um sie als konkrete Aktion eines Arbeitsschrittes einrichten zu können. Hierzu wird wiederholt auf Abfragen und Skriptdefinitionen zurückgegriffen.
    Je nach Konfiguration der Skriptmengen werden die Arbeitsschritte und ihre Aktionen manuell oder automatisch ausgeführt. Bei automatisch ausgeführten Arbeitsschritten werden auch alle ihre Aktionen automatisch abgearbeitet, wobei die Reihenfolge der Aktionsausführung eines automatischen Arbeitsschrittes nicht notwendigerweise der Reihenfolge der Aktionen in dieser Konfiguration entspricht. Dies ist bei der Definition von Aktionen zu berücksichtigen.
• Skriptmengen (Ablaufsteuerung): Mit den Skriptmengen werden die Bedingungen definiert, unter denen Vorgänge bzw. ihre Arbeitschritte angelegt werden und in welcher Abfolge die Arbeitsschritte erstellt werden. Damit die in der Vorgangsgrundkonfiguration definierten Vorgänge und Arbeitsschritte überhaupt wirksam werden, muss es zumindest eine Startskriptmenge geben. Diese wird bei jedem Speichervorgang eines Datensatzes in der Hauptmaske und beim Empfang einer zugehörigen Nachricht über die ASYS-Kommunikation ausgeführt. Bei jedem Abschluss eines Arbeitsschrittes kann mit einer Folgeskriptmenge überprüft werden, ob bzw. welche weiteren Arbeitsschritte angelegt werden sollen. Zu jeder Maske gibt es keine oder genau eine Startskriptmenge. Gibt es eine Startskriptmenge, kann es beliebig viele Folgeskriptmengen geben.
  Skriptmengen sind - vergleichbar zu Prüfregelmengen und Empfängerermittlungsskriptmengen - in Skriptgruppen und Skriptreferenzen unterteilt. Die Skriptreferenzen in den Skriptmengen beziehen sich auf die global gültigen Skriptdefinitionen, d.h. eine Skriptdefinition kann in einer oder mehreren Skriptmengen mehrfach verwendet werden (vergl. Prüfregeldefinitionen und Prüfregelmengen). Zu jeder Skriptreferenz in den Skriptmengen können bzw. müssen ein Set von Fragen beantwortet und je nach Antwort Einstellungen vorgenommen werden:
  • Soll ein Arbeitsschritt angelegt werden? Dies ist nicht zwingend, da Skripte auch nur zur Ablaufsteuerung der Skriptmengen eingesetzt werden können. Wird kein Arbeitsschritt angelegt, entfallen die folgenden Fragen. Je Skriptreferenz in der Skriptmenge kann kein oder genau ein Arbeitsschritt eines Vorgangs angelegt werden. Der Vorgang und der Arbeitsschritt werden für den ASYS-Nutzdatensatz nur dann neu angelegt, wenn sie nicht schon als offener Vorgang oder Arbeitsschritt vorhanden sind (abgeschlossene oder stornierte Arbeitsschritte bzw. Vorgänge werden nicht beachtet).
    Neu mit ASYS7 hinzugekommen ist die Möglichkeit, einen Arbeitsschritt mehrfach für unterschiedliche Bearbeiter anzulegen. Diese müssen hierzu entsprechend gekennzeichnet und mit einer Bearbeiterermittlung versehen werden.
  • Soll der Arbeitsschritt manuell oder automatisch ausgeführt werden? Für automatische Arbeitsschritte ist noch zu unterscheiden zwischen sofortiger oder verzögerter Ausführung (Batch-Job).
  • Wann soll der Arbeitsschritt fällig werden? Jeder Arbeitsschritt muss mit einem Soll-Datum versehen werden, bis zu dem der Arbeitsschritt abgeschlossen sein soll. Das Datum kann auf unterschiedliche Weise berechnet werden.
  • Wer ist für die Erledigung des Arbeitsschrittes zuständig? Jeder Arbeitsschritt muss einem Bearbeiter (oder einer Arbeitsgruppe) zugeordnet werden. Hierfür gibt es in der Perspektive 'Standorte, Nutzer…' die Möglichkeit der Definition von Arbeitsgruppen, Nummernkreisen und Verteilungen, auf die in den Skriptreferenzen zurückgegriffen werden kann. Kann kein Bearbeiter ermittelt werden, ist ein Standard-Nutzer zu benennen (z.B. der Fachadministrator).
  • Soll bei Abschluss des Arbeitsschrittes mit einer Folgeskriptmenge geprüft werden, ob bzw. welche weiteren Arbeitsschritte angelegt werden müssen? Wenn in der Folge der Erledigung des Arbeitsschrittes im Skript weitere Arbeitsschritte angelegt werden sollen, muss eine Folgeskriptmenge zugeordnet werden.
  • Soll für einen oder mehrere Datensätze einer anderen Maske mit Vorgangssteuerung ein Arbeitsschritt angelegt werden? Es besteht die Möglichkeit des Maskenwechsels, d.h. aus der Skriptmenge einer Maske heraus werden ein Vorgang und ein Arbeitsschritt für einen Datensatz einer anderen Maske angelegt.
• Skriptdefinitionen: Skriptdefinitionen werden vergleichbar zu den Prüfregeldefinitionen erstellt. Jedes Skript kann ein- oder mehrfach in einer oder mehreren Skriptmengen referenziert werden. Ein Skript ist ein 'Miniprogramm' in JavaScript, in welchem die aus Prüfregeldefinitionen und Abfragen bekannten Platzhalter für Inhalte des jeweiligen Datensatzes verwendet werden können. Skripte für die Skriptmengen liefern als Ergebnis einen logischen Wert, also entweder true oder false (bzw. das Ergebnis wird als logischer Wert interpretiert). Skripte für die Nutzung als Parameter von Aktionen können auch andere Werte als Ergebnis haben (s. auch Ausdrücke in Skripten).

Einige weitere grundlegende Eigenschaften der Vorgangssteuerung:

• Die in den Vorgängen definierten Arbeitsschritte, welche aus den Skriptmengen heraus angelegt werden, landen in speziellen Vorgangssteuerungstabellen der ASYS-Datenbank und sind dort mit ihrem jeweiligen ASYS-Nutzdatensatz (z.B. einem Begleitscheindatensatz) verknüpft.
• Für jeden ASYS-Nutzdatensatz, zu dessen Maske eine Vorgangssteuerung definiert ist, wird in den Vorgangssteuerungstabellen eine komplette Liste der Vorgänge, ihrer Arbeitsschritte und deren Aktionen protokolliert.
• Die Vorgangssteuerungsdefinition im Repository beschreibt die möglichen Arbeitsschritte zu einem Datensatz der Maske. Die Vorgangssteuerungstabellen der ASYS-Datenbank enthalten den tatsächlich Ablauf der Vorgänge für jeden betroffenen ASYS-Nutzdatensatz. Die Unterschiede resultieren aus der Prüfung von Bedingungen in den Ablaufskripten der Vorgangssteuerung, so dass je nach Skriptkonfiguration nur bestimmte Arbeitsschritte erstellt werden.
• Zu jedem ASYS-Nutzdatensatz kann es beliebig viele Vorgänge geben. Bei mehreren gleichen Vorgängen kann es zu einem ASYS-Nutzdatensatz immer nur einen nicht abgeschlossen Vorgang geben - die Gleichheit von Vorgängen ergibt sich aus dem Vergleich der Vorgangsnamen.
• Zu jedem ASYS-Nutzdatensatz kann es beliebig viele Arbeitsschritte geben. Bei mehreren gleichen Arbeitsschritten in einem Vorgang kann es zu einem ASYS-Nutzdatensatz immer nur einen nicht abgeschlossen Arbeitsschritt geben - die Gleichheit von Arbeitsschritten ergibt sich aus dem Vergleich der Arbeitsschrittnamen.
  • Neu in ASYS7 hinzugekommen ist die Möglichkeit, entsprechend konfigurierte Arbeitsschritte mehrfach anzulegen, sofern für jeden dieser Arbeitsschritte ein anderer Nutzer als Bearbeiter eingetragen ist.
• Vorgänge und Arbeitsschritte können als Kette von aufeinander folgenden Teilaufgaben definiert werden. Hierzu müssen den vorhergehenden Arbeitsschritten Folgeskriptmengen zugeordnet werden, aus denen heraus die nachfolgenden Arbeitsschritte angelegt werden.
• Alternativ kann auch in der Startskriptmenge ein komplettes Set aller Arbeitsschritte eines Vorgangs angelegt werden (über entsprechend viele Skriptreferenzen). Ein derartiges Set von Arbeitsschritten stellt damit eher eine Art 'Checkliste' dar, aus der die benötigten Arbeitsschritte durch den Sachbearbeiter ausgewählt werden.
• Mischformen dieser beiden Varianten lassen sich ebenfalls konfigurieren.
• Als automatisch konfigurierte Arbeitsschritte werden sofort ausgeführt, d.h. unabhängig vom Soll-Datum werden sofort alle Aktionen des Arbeitsschritts nacheinander ohne Nutzereingriff ausgeführt (die Reihenfolge der Aktionen eines Arbeitsschritts ist jedoch nicht definierbar!) und der Arbeitsschritt wird auf abgeschlossen gesetzt. Eine dem Arbeitsschritt zugeordnete Folgeskriptmenge wird ausgeführt.
• Mit dem Aktionstyp 'Änderung von Datensätzen' lassen sich beliebige Datensätze in der ASYS-Datenbank ändern. Wirkt die Änderung auf Datensätze einer Maske mit eigener Vorgangssteuerungsdefinition, so wird für alle diese Datensätze deren Startskriptmenge ausgeführt.