Themenschwerpunkt: Elektronisches Entsorgungsfachbetriebsverfahren

Hinweis: Die angegebenen Dauern stellen nur eine Schätzung dar und werden vom tatsächlichen Workshopverlauf abhängen. Die Aufteilung der Themen auf den ersten und zweiten Tag wird bedarfsweise angepasst.

1. Wir arbeiten mit einer Konfiguration für das Bundesland Niedersachsen.
2. Das Szenario wurde für einen Tutorialfilm für die niedersächsischen Behörden entwickelt.
   1. Bestimmte Aspekte lassen sich daher vermutlich nicht unverändert auf andere Bundesländer.
   2. Die Datumswerte liegen daher z.T. schon einige Wochen in der Vergangenheit, was in realen Fällen eher nicht der Fall ist.
3. Die für das Szenario vorbereiteten Daten sind fiktiv.

Leitfaden Benehmensherstellung Zertifikatsfreigabe V09

Starten Sie ASYS, melden Sie sich als Mitarbeiter der ZA-Behörde an (s. Tabelle oben).
Der Zugriff auf Arbeitsschritte über die jeweilige Arbeitsvorratsliste ist die offensichtlichste Möglichkeit (s. die Anwenderhilfe). Welche beiden alternativen Möglichkeiten eines Zugriffs auf Arbeitsschritte stehen zur Verfügung?

1. Unterhalb jeder Hauptdatenkategorie mit Vorgangssteuerung gibt es eine Suchmaske 'Vorgang & Arbeitsschritt' im Navigationsbaum, über die sich Arbeitsschritte im Kontext der Hauptdatenkategorie suchen lassen.
2. In den Masken der Hauptdatenkategorien mit Vorgangssteuerung und von diesen abhängigen Datenkategorien gibt es im Listenbereich der Masken (rechte Maskenseite) eine Liste 'Vorgänge' mit den Vorgängen und Arbeitsschritten des jeweiligen Datenobjektes der Hauptdatenkategorie.

1. Übernehmen Sie mindestens ein Prüfergebnis aus dem Vorgang in die Liste der Mängel.
   1. Es werden alle Prüfergebnisse zur Auswahl angeboten, die mit der Eigenschaft 'Für Mangel bereitstellen' versehen sind. In der Standardkonfiguration sind nahezu alle Prüfungen in den Prüfplänen des Efb-Zertifikats und Benehmensformulars derart ausgezeichnet. Jedes Bundesland kann und sollte prüfen, welche Prüfungen diese Eigenschaft nicht mehr haben sollten und ob die Prüfungen überhaupt ausgeführt werden sollen. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund unterschiedlicher Praxis in der Pflege von Stammdaten zu sehen, damit die Prüfergebnisse nicht wiederkehrend mit den gleichen, nicht behebbaren Prüfergebnissen gefüllt werden (Beispiel: Wenn in den Entsorgerstammdaten keine zugelassenen Abfallschlüssel gepflegt werden, erscheinen immer entsprechende Prüfergebnisse im Zertifikat für jeden darin genannten Abfallschlüssel. Die restlichen Prüfergebnisse gehen dann wahrscheinlich zwischen diesen Prüfergebnissen unter).
2. Ergänzen Sie einen Mangel aus dem Textbausteinkatalog der Mängel, Hinweise.
   1. Der Katalog der Textbausteine für Mängel und Hinweise muss in jedem Bundesland individuell eingerichtet werden. Hier gibt es keinen Katalog von Standardtextbausteinen, der durch Consist ITU oder die IKA bereitgestellt wird. Wichtig ist, dass jeder Textbaustein mindestens einen Nutzungsbereich erhält, sonst ist der Baustein nirgends nutzbar!
3. Tragen Sie einen individuellen Mangeltext in die Liste der Mängel beim Vorgang ein.
   1. Solch ein Mangel- oder Hinweistext ist dann nur in dieser Liste enthalten und kann nirgends erneut verwendet werden (bzw. er muss halt erneut eingegeben werden).
4. Setzen Sie das Zertifikat auf 'Prüfung abgeschlossen' und schließen Sie anschließend den Arbeitsschritt.

   1. WICHTIG: 'Prüfung abgeschlossen' in den Verwaltungsinformationen des Deckblattes signalisiert den Abschluss der Arbeiten am Zertifikat oder Benehmensformular. Ist das Feld nicht gesetzt, erscheint der Arbeitsschritt 'Ermittlung zu beteiligender Behörden'. Ist es undefiniert ([?]), so wird kein Folgearbeitsschritt angelegt und der Vorgang ggf. vollständig beendet!

5. Aktualisieren Sie den Arbeitsvorrat. Sie müssten einen neuen Arbeitsschritt 'Ablehnung' erhalten haben.
6. Erstellen Sie in der Maske des neuen Arbeitsschrittes ein Textformular (falls sich Word auf den Schulungsrechnern dazu überreden lässt…) mittels der Aktion im Arbeitsschritt.
   1. Das Schreiben kann in der Standardkonfiguration sowohl über die Aktion im Arbeitsschritt (Aktionsname: Ablehnungsschreiben erstellen) als auch über die Auswahl der Textformulare in der Deckblattmaske (Textformular: Aufforderung Mängelbeseitigung Zertifizierungsorganisation) ausgeführt werden. In beiden Fällen wird es automatisch in die Liste der Dokumente zum Zertifikat/Benehmensformular aufgenommen.
7. Beenden Sie den Vorgang.

Hinweis: Damit haben wir den Vorgang und die Vorgangssteuerung 'verbraucht'. Um die Bearbeitung des Vorgangs unter Beteiligung weiterer Behörden durchspielen zu können, müssen wir einmal die Datenbank zurücksetzen. Bitte beenden Sie ASYS und folgen Sie den Hinweisen des Schulungsleiters.

1. Begeben Sie sich wieder zu unserem Zertifkat in der Datenbank. Sie sollten zu diesem wieder einen offenen Arbeitsschritt 'Prüfung als Z/A-Behörde (erstmaliger Eingang)' im Arbeitsvorrat haben.
2. Prüfen Sie in den Verwaltungsinformationen des Zertifikats, ob die Prüfung nicht abgeschlossen ist.
   1. Vgl. die Anmerkung zu Ziffer 4 der Aufgabe 2!
3. Schließen Sie den offenen Arbeitsschritt ab. Es sollte ein neuer Arbeitsschritt 'Ermittlung zu beteiligende Behörden' im Arbeitsvorrat erscheinen.
4. Welche Behörden würden wir auf Grund der Anlagen zum Zertifikat als Beteiligungsbehörden erwarten?
   1. Beteiligungsbehörden für die Standorte im eigenen Bundesland.
   2. Die EFB-Knotenstelle für den Standort im Bundesland Hessen.
5. Lassen Sie die Behörden automatisch von ASYS ermitteln. Entspricht das Ergebnis der Erwartung?
   1. Was ist die Ursache für die Meldung am Ende der Behördenermittlung?
      1. Die Ermittlung der Beteiligungsbehörden für Entsorger war so konfiguriert, dass die zuständigen Behörden in den Stammdaten der Entsorger nach Behörden in der Rolle 'Entsorgerbehörde' durchsucht werden. Für zwei Entsorgernummern in den Anlagen des Zertifikats ist keine passende Behörde bzw. kein Stammdatensatz ermittelbar.
      2. Die Meldung käme auch, wenn bei Ermittlung der Zuständigkeit über Gebietszuständigkeiten der Beteiligungsbehörden in einer Anlage zum Zertifikat/Benehmensformular keine Behörde ermittelt werden kann, die für den Gemeindeschlüssel des Standortes zuständig ist.
      3. Die Meldung besagt, dass die Daten in der Datenbank für die Ermittlung einer Behördenzuständigkeit unvollständig sind. Die Ergänzung der fehlenden Zuständigkeitsdefinition muss nur einmalig erfolgen.
      4. Eine unkorrekte Zuständigkeitsdefinition (falsche zuständige Behörde) kann nicht automatisch erkannt werden!
   2. Ergänzen Sie die zuständigen Behörden mit der passenden Rolle und dem anonymen Nutzer bei dem jeweiligen Betrieb und wiederholen Sie die Behördenermittlung. Die Meldung soll nicht mehr erscheinen.
      1. Hinweis: Ist die Zuständigkeitszuteilung einmal vollständig in der Datenbank eingetragen, erscheint die hier thematisierte Meldung nicht. Im Normalbetrieb sollte sie nicht erscheinen!
      2. Wird die Zuständigkeit - wie hier - über die zuständigen Behörden in den Stammdaten ermittelt, so erscheint diese Meldung, wenn in den Betriebsstammdaten zu einer behördlichen Nummer keine Behörde in der passenden Rolle gefunden werden kann.
      3. Wird die Zuständigkeit über die Standardmethode der Gebietszuständigkeiten ermittelt, so erscheint diese Meldung, wenn zu einem Gemeindeschlüssel keine behördliche Gebietszuständigkeit mit der passenden Rolle gefunden werden kann.
6. Ergänzen Sie die Behörde der Stadt Wolfsburg als Überwachungsbehörde.
   1. Die ZA-Behörde und die EFB-Knotenstelle können die Liste der ermittelten Behörden für ihr jeweiliges Land bearbeiten und dabei weitere Behörden aufnehmen oder vorhandene entfernen. Dies kann insbesondere sinnvoll sein, wenn Änderungen an einem Zertifikat oder Benehmensformular nur einzelne Anlagen betreffen. Behörden, die nur für unveränderte Anlagen zuständig sind, können auf diese Weise von einer erneuten Prüfung ausgenommen werden. Die Entscheidung hierüber liegt in der Hand der eingangs genannten Behörden.

1. Öffnen Sie das Zertifikat des Szenarios und begeben Sie sich zu den Verwaltungsinformationen. Setzen Sie 'Prüfung erbeten' und tragen Sie ein Fälligkeitsdatum 'bis' ein.
   1. Wichtig: 'Prüfung abgeschlossen' muss auf nicht zutreffend stehen (kein Häkchen, sondern leer!).
2. Wenn Sie Hinweise oder Notizen für die anderen Behörden eintragen möchten, können Sie dies in den entsprechenden Feldern des Zertifikats bzw. seiner Anlagen vornehmen.
   1. Notizfelder für die Behörden in den unterschiedlichen Rollen gibt es
      1. in den Verwaltungsinformationen des Deckblattes,
      2. in der Gruppe 'Änderungen, Notizen und Prüfung' bzw. 'Notizen und Prüfung' der Anlagen zum Zertifikat bzw. Benehmensformular,
      3. zu jedem Mangel oder Hinweis in der entsprechenden Maske,
      4. zu jeder Behörde in der Liste der Behörden.
   2. Bei der Nutzung der Notizfelder sollte die in der Überschrift genannte Behördenrolle berücksichtigt werden.
3. Speichern Sie den Datensatz und schließen Sie den Arbeitsschritt 'Ermittlung zu beteiligende Behörden' ab.
   1. Sie sollten drei neue Arbeitsschritte in Ihrem Arbeitsvorrat finden:
      1. 'E-Mail-Benachrichtigung Ü-Beh (als Z/A-Beh)' weil es mindestens eine Beteiligungsbehörde mit einer Nutzerkennung 'OHNE' gibt. Welche Behörde ist dies?
         1. In der Liste der Behörde ist mindestens eine Behörde enthalten, die keinen Zugang zu ASYS hat.
         2. Wie binden Sie diese Behörde(n) in die Prüfung ein?
            1. Zum Arbeitsschritt gehört eine Aktion 'Prüfungsaufforderung per Mail versenden', mit der sich die PDF-Version (Anhang der elektronischen Nachricht aus dem Zertifiziererportal) an die Behörden verschicken lässt. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass bei der Beteiligungsbehörde eine E-Mail-Adresse eingetragen ist.
      2. 'Benachrichtigung Ü-Beh' weil es mindestens eine Behörde gibt, zu der keine E-Mail-Adresse vorliegt.
         1. Wie erfolgt die Prüfung, ob es mindestens eine solche Behörde in der Behördenliste des Vorgangs gibt?
            1. Von der Anzahl der Behörden aus dem eigenen Bundesland wird die Anzahl der Beteiligungsbehörden mit Kennung 'OHNE' und die Anzahl der Beteiligungsbehörden mit anderer Kennung und Kennzeichen 'in Bearbeitung' abgezogen. Ist die Differenz größer als 1, wird der Arbeitsschritt angelegt (größer als 1, weil die ZA-Behörde berücksichtigt werden muss).
         2. Wie binden Sie diese Behörde(n) in die Prüfung ein?
            1. Hier müssen Sie - im Zweifelsfalle außerhalb von ASYS - aktiv werden, um die Behörde zu benachrichtigen und die Prüfung mit einzubinden.
      3. 'Bewertung Mängel, Hinweise (als Z/A-Beh)' als Wiedervorlagearbeitsschritt für den Rücklauf der Ergebnisse der anderen Behörden.
         1. Dieser Arbeitsschritt entspricht einer Wiedervorlage bei Ablauf des von Ihnen eingetragenen Prüfzeitraums.
   2. Hinzu kommen zwei Arbeitsschritte für die anderen Behörden in Ihrem Bundesland, die ASYS nutzen und als Efb-Befördererbehörden festgelegt sind:
      1. 'Prüfung als Ü-Beh' für die UAWB der Stadt Salzgitter
      2. 'Prüfung als Ü-Beh' für die UAWB des Landkreise Gifhorn
         1. Diese beiden Arbeitsschritte sind den an ASYS angeschlossenen Behörden Ihres Bundeslandes zugeordnet. Aus der Zuständigkeitsdefinition ergibt sich die Person, der der Arbeitsschritt zugewiesen ist.
   3. Was passiert bzgl. der Anlage mit dem Standort im Bundesland Hessen?
      1. Das Zertifikat/Benehmensformular wird automatisch von ASYS in alle Bundesländer verschickt, die mindestens einen Standort in einer Anlage des Dokuments in ihrer Zuständigkeit haben. Im Land der Zustimmungs- und Anerkennungsbehörde wird hierfür kein Arbeitsschritt angelegt.

1. Starten Sie ASYS neu und melden Sie sich als Nutzer der UAWB des Landkreises Gifhorn an (s. Tabelle oben).
   1. In der hier genutzten Konfiguration wird an die anderen Behörden automatisch eine E-Mail verschickt, um sie über den Prüfauftrag zu informieren. Das gehört aber nicht zur Standardkonfiguration.
2. Öffnen Sie den Arbeitsvorrat der Entsorgungsfachbetriebezertifikate. Warum ist die Liste leer?
   1. Die Liste ist im hier betrachteten Fall leer, weil der Arbeitsschritt einem anonymen Nutzer der UAWB zugeordnet wurde. Dies ist eine Konfigurationslösung, die spezifisch für Niedersachsen eingerichtet wurde. In anderen Bundesländern können auch konkrete ASYS-Nutzer den Arbeitsschritt erhalten.
   2. Erweitern Sie den Arbeitsvorrat um die Arbeitsschritte des anonymen Nutzers.
3. Mit dem Arbeitsschritt wird der UAWB mitgeteilt, dass in dem Zertifikat mindestens eine Anlage enthalten ist, für deren Prüfung sie ganz oder teilweise zuständig ist. Die Behördenermittlung (s. Aufgabe 3 oben) trägt jede andere Behörde nur einmal in die Behördenliste ein, und nicht pro Kombination aus Anlage und Tätigkeiten! Die Information, für welche Anlage und/oder Tätigkeit die Behörde zuständig ist, liegt an dieser Stelle nicht mehr vor!
   1. Im Behördeneintrag des Zertifikats/Benehmensfomulars befindet sich ein Feld 'Zuständigkeit'. Dies wird nicht automatisch mit Inhalt gefüllt, könnte aber von der ZA-Behörde genutzt werden, um einer Beteiligungsbehörde gezielt Hinweise zu geben, welche Anlagen des Dokuments aus ihrer Sicht durch die Beteiligungsbehörde geprüft werden sollten.
   2. Sie müssen selber ermitteln, für welchen Anlagen des Zertifikats sie zuständig sind.
4. Übernehmen Sie den Arbeitsschritt vom automatisch ermittelten, anonymen Nutzer.
   1. Sie sollten dies tun, damit klar ist, dass Sie den Arbeitsschritt/den Vorgang bearbeiten. Andernfalls könnte eine Kollegin/ein Kollege parallel mit der Bearbeitung anfangen.
   2. Wenn in Ihrer Behörde verschiedene Kolleginnen/Kollegen für unterschiedliche Teile des Vorgangs zuständig sind (Anlage und/oder Tätigkeiten), können Sie den Arbeitsschritt nach Erledigung Ihres Teils der Prüfung auch auf die gleiche Weise der/dem Nächsten übergeben.

1. Wie kommen Sie zu den Stammdaten, die zu den Tätigkeiten gehören?
   1. Bei den Tätigkeiten befinden sich Navigationsbuttons neben den behördlichen Nummern, mit denen sich die zugehörige Stammdatenmaske der Betriebsstätten öffnen lässt.
   2. Falls nicht schon behandelt: Wie können Sie die Vorgangs- mit den Stammdaten vergleichen?
      1. Tipp: Wenn Sie zwei Bildschirme am Arbeitsplatz haben, können Sie eine Maske auch auf den zweiten Bildschirm ziehen (sie hierzu auch: https://hilfe.gadsys.de/asyshilfe/doku.php?id=a7base:rahmen#maske_in_einen_neuen_rahmen_verschieben).
2. Wo und wie tragen Sie Mängel und Hinweise ein?
   1. Dies erfolgt auf die gleiche Weise, wie bei der ZA-Behörde (s. Aufgabe 2 oben) exerziert.
3. Wie können Sie den (Zwischen)Stand Ihrer Bearbeitung vermerken?
   1. Sie können hierfür die Notizfelder verwenden.
   2. In den Anlagen gibt es jeweils ein Ankreuzfeld für die Überwachungs- bzw. die ZA-Behörde, mit dem der Abschluss der Prüfung einer Anlage vermerkt werden kann. Diese Felder dienen nur als 'Gedächtnisstütze'.
4. Wo können Sie Notizen zur Erläuterung eintragen?
   1. Sie können auf der Maske der Mängel und Hinweise für jeden Eintrag Notizen hinterlassen.
5. Wie vermerken Sie, dass Sie die Prüfung abgeschlossen haben?
   1. Dies vermerken Sie bei Ihrem Behördendatensatz in der Liste der Beteiligungsbehörden zum Zertifikat/Benehmensformular. Dort können Sie vermerken, ob Sie Mängel oder Hinweise eingetragen haben. Wenn Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben, setzen Sie bitte das Ankreuzfeld 'in Bearbeitung' auf Nein (leeres Ankreuzfeld [ ]) und geben Sie noch ein Datum des Abschlusses ein.
6. Warum sollten Sie den Abschluss Ihrer Prüfung auch dann vermerken, wenn Sie keine Mängel und Hinweise eintragen?
   1. Damit der EFB-Knotenstelle bzw. der ZA-Behörde signalisiert ist, dass Sie fertig sind und diese nicht darauf warten muss, ob Sie noch Einträge vornehmen werden.
7. Was passiert, wenn Sie die Prüfung nicht bis zum vorgesehenen Datum vornehmen können?
   1. Dann wird die EFB-Knotenstelle bzw. die ZA-Behörde die Bearbeitung ohne Ihre Mängel und Hinweise fortsetzen. Ist im Deckblatt des Zertifikats/Benehmensformulars erstmal vermaerkt, dass die Prüfung abgeschlossen ist, so werden weitere Mängel und Hinweise nicht mehr berücksichtigt.

1. Wie behandelt die ZA-Behörde nicht zu berücksichtigende Mängel und Hinweise (z.B. Doubletten)?
   1. Zu jedem Mangel und Hinweis kann eingetragen werden
      1. dass der Mangel zu beheben ist (dies ist der Standard für jeden Eintrag in der Liste) und
      2. dass der Eintrag in der Liste nicht berücksichtigt wird.
2. Wie schließen Sie die Prüfung ab?
   1. Setzen Sie das Kennzeichen 'Prüfung abgeschlossen' im Vorgang.
   2. Schließen Sie anschließend den Arbeitsschritt 'Bewertung Mängel, Hinweise (als Z/A-Beh)' (vgl. Aufgabe 4) ab.
3. Wie reagiert die Vorgangssteuerung auf die zu berücksichtigenden Mängel und Hinweise?
   1. Sind noch zu behebende Mängel und Hinweise in der Liste enthalten, die nicht als nicht zu berücksichtigen markiert sind, erscheint der Arbeitsschritt 'Ablehnung' mit einer Textformulardefinition zur Aufforderung der ZO zur Mängelbeseitigung.
   2. Sind keine derartigen Mängel und Hinweise in der Liste enthalten, erscheint der Arbeitsschritt 'Freigabe bzw. Zustimmung'. Hier werden Sie aufgefordert, die Zustimmung über den zug. Button zu geben oder - im Falle des Benehmensformulars - ein Zustimmungsschreiben zu erstellen und abzusenden.
4. Abschließend erscheint ein Arbeitsschritt 'Vorgang beenden' mit dem sich der Vorgangssteuerungs-Vorgang beenden lässt.
   1. Zweck diese Arbeitsschrittes ist es, eventuell im Vorgang noch enthaltene offene - aber nicht mehr relevante - Arbeitsschritte der Überwachungsbehörden automatisch zu stornieren, damit der Vorgang abgeschlossen werden. Die Aktion schließt auch der Arbeitsschritt 'Vorgang beenden' mit ab.