Textformular

Der Tab-Reiter einer Maske im Bearbeitungsbereich des Administrators enthält zuoberst einen Abschnitt mit allgemeinen Einstellungen zum Textformular, an den sich darunter der Listenbereich mit mehreren Tab-Reitern anschließt:

Bei den in diesem Bereich stehenden Parametern handelt es sich um Einstelloptionen die fast immer mit Inhalt versehen sein sollten.

• Formularname: Die erste Zeile in diesem Abschnitt enthält den Formularnamen. Diese Angabe wurde bei der Neuerstellung des Textformulars festgelegt. Der Name kann nachträglich über die Option Umbenennen⁴⁾ angepasst werden - eventuelle Verweise auf den alten Namen in Textformulargruppen und Vorgängen werden angepasst.
• Sprechender Name: Ein sprechender Name, welcher in der ASYS-Anwenderoberfläche zur Auswahl eines Textformulars angezeigt wird.
• Reihenfolge in Auswahlliste: Die Reihenfolge für die Auswahl wird durch die ASYS-Oberfläche ausgewertet. Zu jeder Maske können mehrere Textformulardefinitionen gehören. Damit diese für den Nutzer in eine kontrollierbare Reihenfolge gebracht werden können, kann hier jedem Textformular eine laufende Nummer für die Position in der Auswahlliste der ASYS-Oberfläche zugeordnet werden. Die Auswahlmöglichkeiten ergeben sich aus der Anzahl der Textformulardefinitionen für die Maske. Ein neues Textformular erhält als Standardwert die nächste freie laufende Nummer.
• Speicherpfad für anzulegende Dateien: Der Speicherpfad für anzulegende Dateien wird nur benötigt, wenn das fertige Dokument automatisch gespeichert werden soll (nicht möglich bei Textformularen, die mit Excel erstellt werden). Diese Funktionalität ist insbesondere im Zusammenhang mit der Vorgangssteuerung von Bedeutung, kann aber für jedes Textformular genutzt werden. Für jedes Textformular kann ein Pfad vorgegeben werden, an dem das fertig erstellte Dokument abgelegt werden soll. Alle Nutzer des Textformulars müssen in dem Verzeichnis die notwendigen Rechte besitzen, um Dateien abspeichern zu können. Mit dem Button Pfad auswählen () neben dem Feld kann der Datei-Öffnen-Dialog aufgerufen werden, um einen passenden Dateisystemordner auszuwählen. Mit dem Button Parameter-Auswahl () können an der Stelle der Schreibmarke im Pfadfeld Platzhaltermarken eingesetzt werden. Derzeit ist nur der Platzhalter <*Heute*> definiert, mit dem das aktuelle Tagesdatum in den Pfad eingefügt wird. Wenn der resultierende Pfad nicht existiert, werden die zugehörigen Verzeichnisse neu angelegt. Bedingung ist, dass der jeweilige Benutzer hierzu die notwendigen Rechte besitzt. Es kann ein relativer Pfad angegeben werden.
• Name anzulegende Datei: Das Pattern für den Dateinamen ist ebenfalls eine Einstellung im Kontext einer automatischen Erstellung und Abspeicherung von Dokumenten und vor allem für die Vorgangssteuerung von Bedeutung. Neben dem Speicherpfad muss auch der Name der Datei angegeben werden, unter dem das Dokument am o.g. Ort abgespeichert werden soll. Damit nicht jedes resultierende Dokument eines Textformulars den gleichen Namen erhält und damit womöglich das vorhergehende Dokument im Dateisystem überschreibt, kann der Dateiname mit Platzhaltern versehen werden, deren Inhalt zur Laufzeit ermittelt und in den Namen eingetragen wird.
  Neben dem Feld zur Eingabe des Dateinamen befinden sich der Button Parameter-Auswahl (). Mit dem Button kann ein Auswahldialog für Platzhalter geöffnet werden. Zur Verfügung stehen der Platzhalter <*Heute*>, mit dem das aktuelle Tagesdatum in den Dateinamen eingefügt wird, sowie alle RESULTS-Parameter der ersten Abfrage des Textformulars. Es ist darauf zu achten, dass das Ergebnis der Pattern-Verarbeitung einen Dateinamen ergibt, der den Regeln des jeweiligen Betriebssystems entspricht.

Den unteren Teil des Bearbeitungsbereichs nimmt ein Abschnitt mit sechs Tab-Reitern ein. Hier werden Konfigurationselemente angezeigt, die dem Textformular zugeordnet sind und die Nutzung des Textformulars in der Vorgangssteuerung angezeigt.

Im Formularbaum werden die Abfragen eines Textformulars zusammengestellt. Eine Textformulardefinition besteht zumindest aus einer Abfrage. Die erste Abfrage zu einem Textformular bildet zugleich die Wurzel eines Abfragebaums. Dieser Baum wird auf der linken Seite angezeigt und bearbeitet.

Auf der rechten Seite wird er im Baum markierte Knoten mit seinen Details angezeigt. Der Tab-Reiter enthält den Namen des Knotens. Dieser wird darunter auf dem Tab-Reiter als Anzeigefeld wiederholt. Ebenso wird der Name der mit dem Knoten verbundenen Abfrage als Link angezeigt - mittels Strg+Linksklick kann zur Perspektive 'Prüfregeln, Abfragen…' gesprungen und die Abfrage im Bearbeitungsbereich geöffnet werden.

Darunter wird der SQD-Code der Abfrage angezeigt. Eine Bearbeitung der Abfrage erfolgt nicht hier, sondern in der Perspektive 'Prüfregeln, Abfragen…', die über den zuvor erwähnten Link erreichbar ist.

Um ein neues Textformular zu definieren, sollten die hierzu erforderlichen Arbeitsschritte in folgender Reihenfolge ausgeführt werden:

• Schritt 1: Definition der Abfragen, die in dem Abfragenbaum des neuen Textformulars enthalten sein sollen. Die Definition der Abfragen erfolgt in der üblichen Weise in der Perspektive 'Prüfregeln, Abfragen…' im dortigen Bereich der Abfragen. Dabei sind einige Besonderheiten zu beachten:
  • Das Ergebnis wird in eine XML-Datei geschrieben (s.o). Diese ermöglicht eine strukturierte hierarchische Abbildung der Daten, in der auch komplexere und mehrfache 1-n-m-Beziehungen ohne Redundanz abgelegt werden können.
  • Die Werte, die in die XML-Datei geschrieben werden ergeben sich aus den im RESULTS-Abschnitt definierten Attributen.
  • Die Abfragen sind (sofern eine oder mehrere 1-n-Beziehungen abgebildet werden sollen) voneinander abhängig. D.h. es gibt immer genau eine Hauptabfrage, eine oder mehrere hiervon abhängige 'Kind-Abfragen' und ggf. wiederum von den 'Kind-Abfragen' abhängige 'Kind-Kind-Abfragen' usw.
    

    1. Ebene: Hauptabfrage

        2. Ebene: Kindabfrage
          3. Ebene: Kindabfrage
          3. Ebene: Kindabfrage
        2. Ebene: Kindabfrage
          3. Ebene: Kindabfrage
            4. Ebene: Kindabfrage
    

• Damit sinnvolle Ergebnisse ausgegeben werden, müssen die Attribute definiert werden, mit denen die Abfragen untereinander verbunden sind. In der übergeordneten Abfrage muss das Verknüpfungs- Attribut im RESULTS-Abschnitt definiert sein und in der 'Kindabfrage' wird das gleich benannte Attribut dann im CONDITIONS-Bereich verwendet. Es können auch mehrere 'Verknüpfungs-' Attribute definiert werden. Sofern möglich, ist es immer am sinnvollsten, ein ID-Feld zu verwenden, da hierüber am leichtesten und verlässlichsten eine Eindeutigkeit hergestellt werden kann.
• Die Hauptabfrage kann im CONDITIONS-Bereich auch auf Werte der zugrunde liegenden Maske zugreifen (Syntax wie bei Abfragen für Prüfregeln). Es ist jedoch auch möglich, keine oder andere Bedingungen anzugeben. Prinzipiell besteht zwischen der zugrunde liegenden Maske und der definierten Abfrage keinerlei Zwang zu einer Beziehung, weder was den Bereich angeht, aus dem die Abfrage die Daten bezieht, noch, welche Daten momentan auf der Maske angezeigt werden.
• Zusätzlich können im CONDITIONS-Bereich für alle Abfragen Parameter definiert werden, deren Inhalte erst zur Laufzeit über die Anwenderoberfläche abgefragt werden.

  Hinweis: Der Abschnitt SCRIPTS kann in den Abfragen für die 'erweiterten Textformulare' nicht verwendet werden!

  Beispiel:

  Ein Entsorger mit den zugeordneten Teilanlagen, den hierzu zugeordneten Abfallgruppen und den hierzu zugeordneten Abfallarten.

  1. Die Hauptabfrage, die die Entsorgerangaben liefert (1. Ebene):
  
  ...
  RESULTS:
  Ent.=ID_ENT; (Verknüpfungsattribut für die folgende Abfrage; siehe den dortigen CONDITIONS-Abschnitt)
  Btr.=ID_BTR;
  Adr.Name 1=NAME_1;
  ...
  \
  
  CONDITIONS: (holt aus der Datenbank den aktuellen Stammdatensatz zur Entsorgernummer in der Maske)
  {%Btr.Behoerdliche Nummer%}={*Rolle Betrieb Ent.Behoerdliche Nummer*}
  #{%Fkb.Gueltig Von%}={*FKB.Gueltig Von*}#;
  \
  
  (Die CONDITIONS greifen auf Attribute der zugrunde liegende Entsorgermaske zu)
  
    2. Die Abfrage, die die Angaben zu den Teilanlagen liefert (2. Ebene):
  
    ...
    RESULTS:
    Tla.=ID_TLA; (Verknüpfungsattribut für die folgende Abfrage; siehe den dortigen CONDITIONS-Abschnitt)
    Tla.Bezeichnung 1=BEZEICHNUNG_1;
    ...
    \
  
    CONDITIONS:
    {%Ent.#%}={*ID_ENT*}; (Verknüpfungsattribut zur übergeordneten Abfrage; ID_ENT wurde im RESULTS-Abschnitt der übergeordenten Abfrage definiert)
    \
  
      3. Die Abfrage, welche die Abfallgruppen zu den Teilanlagen liefert (3. Ebene):
  
      RESULTS:
      TA Abfallgruppe.=ID_AGR
      Agr.Gruppenname=GRUPPEN_NAME;
      ...
      \
  
      CONDITIONS:
      {%TLA.#%}={*ID_TLA*}; (Verknüpfungsattribut zur übergeordneten Abfrage; ID_TLA wurde im RESULTS-Abschnitt der übergeordneten Abfrage definiert) \
  
        4. Die Abfrage, welche die Abfälle zu den Abfallgruppen liefert (4. Ebene):
  
        RESULTS:
        Eak.EAK Schluessel=SCHLUESSEL;
        ...
        \
  
        CONDITIONS:
        {%AGR.#%}={*ID_AGR*}; (Verknüpfungsattribut zur übergeordneten Abfrage; ID_AGR wurde im RESULTS-Abschnitt der übergeordneten Abfrage definiert)
        \
  

  Im aufgeführten Beispiel ist eine mehrfache 1-n-Beziehung abgebildet. Ein Entsorger hat n–Teilanlagen, jede Teilanlage hat n-Abfallgruppen, jede Abfallgruppe hat n-Abfälle.

  In das spätere Textformular könnten jedoch auch ohne weiteres die Ansprechpartner mit aufgenommen werden.

  Die Abfrage für die Ansprechpartner würde hierbei wieder eine Abfrage der 2. Ebene sein:
  
    RESULTS:
    Asp.Name=ASP_NAME;
    ...
  
    CONDITIONS:
    {%Btr.#%}={*ID_BTR*}; (Verknüpfungsattribut zur übergeordneten Abfrage – hier die Betriebs-ID)
  

• Schritt 2: Auswahl einer Maske im Objektbaum, zu dem das Formular definiert werden soll.
• Schritt 3: Definition des Formulars.
• Schritt 4: (optional): Definition von Parametern
• Schritt 5: Definition des Abfragenbaums

Einen Knoten / eine Abfrage in den Baum aufnehmen

Wird ein neuer Knoten in einem leeren Formularbaum angelegt ist er immer der Wurzelknoten des Baums. In allen anderen Fällen wird der Knoten als Kindknoten desjenigen Knoten angelegt, der im Baum aktuell markiert ist.

Stattdessen ist der Button Knoten hinzufügen () über dem Baum anzuklicken. Es öffnet sich ein Dialog 'Neuer Knoten / Neues Dokument':

In diesem Dialog wird in der ersten Zeile unter Dokument der Name eines (Microsoft-Word-)Dokuments eingetragen. Über den Button Dokument auswählen () kann das Dokument aus dem dokumente-Verzeichnis des ASYS-Programmverzeichnisses (z.B. C:\Asys7\Dokumente) ausgewählt werden. Der Dateiauswahldialog ist standardmäßig auf Word-Dokumente (*.docx) gefiltert. Der Dokumentenname wird ohne die Dateiendung *.docx als Knotenname im Formularbaum verwendet.

In der Zeile Abfrage wird die Abfrage zum Formularbaumknoten eingetragen. Dies erfolgt mittels des Buttons Abfrage auswählen () über einen Auswahldialog mit allen Abfragen mit der Eigenschaft 'Textformular'.

Einen Knoten / eine Abfrage im Baum ändern

Die einzige änderbare Eigenschaft eines Formularbaumknotens ist die Zuordnung einer Abfrage. Diese kann auf zweierlei Weise geändert werden:

1. Die neue Abfrage wird mittels Drag&Drop aus der Auswahlliste der Abfragen rechts auf das Feld Abfrage gedropt. Die neue Abfrage ersetzt dabei die bisher zugeordnete.
2. Über den Button Abfrage auswählen () rechts neben dem Feld Abfrage wird der Auswahldialog aller Abfragen mit der Eigenschaft 'Textformuar' geöffnet, eine Abfrage dort markiert und zum Knoten übernommen.

Einen Knoten / eine Abfrage aus dem Baum entfernen

Der zu entfernende Knoten muss im Baum markiert sein. Er kann dann über den Button Knoten entfernen () nach einer Sicherheitsabfrage entfernt werden.

Gelöscht wird der Knoten mit allen daran hängenden Kindknoten aus dem Formularbaum. Die zugeordneten Dokumente und die Abfragen der gelöschten Knoten bleiben unverändert erhalten.

Der Tab-Reiter Formularparameter nimmt die Parameter zu einem Textformular auf.

Die Parameter können für zwei Einsatzzwecke genutzt werden:

• Zum einen ist es möglich, den Parameter als (weitere) Bedingung im CONDITIONS-Bereich der Abfragen zu nutzen. Zur Laufzeit werden die Parameter in der Anwendungsoberfläche abgefragt. Sind die Parameter in einer oder mehreren Abfragen definiert, werden sie bei der Ausführung durch die über die Oberfläche eingegebenen Werte ersetzt. Im CONDITIONS-Bereich der Abfragen werden sie 'wie üblich' definiert:

  {%abc.xyc%} = ’{*SACHBEARBEITER*}’; (Bitte auf den Datentyp achten – ggf. Hochkommas setzen)

• Die Parameter können auch dazu verwendet werden, um Daten, die nicht dem ASYS-Datenbestand entnommen werden können, in die XML-Datei zu schreiben. Alle Parameter werden mit ihren Werten in der XML-Datei gespeichert (auch die, die ggf. für Abfragen verwendet werden) und stehen dort für Auswertungen o.ä. zur Verfügung.

Auf der linken Seite befindet sich die Liste der definierten Parameter. Auf der rechten Seite werden die Details des Parameters angeboten, der in der Liste auf der linken Seite aktuell markiert ist.

Die Eigenschaften eines Parameters sind:

• Parameter: Der Name des Parameters. Diese wurde bei der Definition des Parameters vergeben und ist nachträglich nicht mehr änderbar. Der Name darf keine Leerzeichen enthalten.
• Standardwert: Wird ein Parameter vom Benutzer abgefragt, kann ein Standardwert vorgeschlagen werden. Passt dieser Wert, muss der Nutzer in der ASYS-Oberfläche für den Parameter keinen Wert mehr eingeben.
  • Ergänzender Hinweis für Datumswerte: Der Standardwert ist in der Form dd.mm.jjjj mit führenden Nullen einzutragen, z.B. 07.09.2021.
• Typ: Der Typ des Parameters kann vorgegeben werden. Der Parameter wird in der ASYS-Oberfläche dann in einem passenden Feld (z.B. Ankreuzfeld, Datumsfeld) abgefragt, wodurch sich fehlerhafte Eingaben vermeiden und Hilfsmittel zur Eingabe (z.B. ein Kalendertool) anbieten lassen. Zur Auswahl stehen die Typen (Boolean, Date, Double, Int und String).
• Format: Der eingegebene Wert des Parameters kann mit einer Formatierungsanweisung versehen werden.
  • Für Texte (String): > Text wird in Großbuchstaben umgewandelt; < Text wird in Kleinbuchstaben umgewandelt
  • Für Zahlen (Double): , als Tausendertrennzeichen; . als Nachkommatrennzeichen; Beispiele: 0.00 (1,2345678 ergibt 1,23, 100 ergibt 100,00); #,##0.00 (10,1 ergibt 10,10, 1234,5678 ergibt 1.234,56).
  • Für weitere Beispiele siehe die Auswahl der Formatierungsanweisungen für Maskenattribute.
• Abfrage: Dem Parameter kann eine Abfrage zugeordnet werden. Die Abfrage ermittelt eine Liste von sinnvollen Werten für den Parameter, die dem Nutzer in der ASYS-Oberfläche zur Auswahl angeboten werden. Die Zuordnung erfolgt mittels Drag&Drop aus der Auswahlliste der Abfragen rechts oder alternativ über den Button Abfrage zuordnen () aus einem Auswahldialog der Abfragen. In beiden Fällen werden nur Abfragen mit der Eigenschaft 'Textformular' angeboten. Der Button Abfrage lösen () löst die Abfrage wieder von Parameter - die Abfrage bleibt unverändert erhalten.
• Regular Expression: Für die Eingabe kann über einen Regulären Ausdruck festgelegt werden, dass nur bestimmte Werte oder bestimmte Zeichenabfolgen erlaubt sind. Über den Button Testen kann der Reguläre Ausdruck in einem Tochterdialog auf seine Funktion geprüft werden (s. auch hier).
• Kollektionsname: In der Datei 'collection_items.xml'⁵⁾ können Textbausteine in Gruppen (Kollektionen) eingetragen werden. Jede Kollektion hat einen eindeutigen Namen (<comboboxID>), der hier eingetragen werden kann⁶⁾. Die Textbausteinelemente (<item>) einer Kollektion werden dann bei dem Parameter in einer Dialog mit einer Liste zur Auswahl angeboten. Zur Bearbeitung der Textbausteinelemente s. Vorschläge für Textbausteine in Textformularen
• Info: Das Info-Feld kann für eine interne Dokumentation genutzt werden.

Einen Parameter neu anlegenÜber der Parameterliste befindet sich der Button Formularparameter neu anlegen . Es öffnet sich ein Dialog zur Eingabe eines neuen Parameternamens.

Der Name des Parameters muss eindeutig im Kontext des Textformulars sein.

Einen Parameter löschen

Der Parameter muss in der Parameterliste markiert sein. Über den Button Formularparameter löschen kann der Parameter nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht werden. Eine eventuell mit dem Parameter verknüpfte Abfrage bleibt unverändert erhalten.

In diesem Abschnitt befinden sich Konfigurationsparameter, die sowohl für PDF-Textformulare als auch für Word/Excel-Textformulare wirksam sind. Es handelt sich um optionale Angaben, die für die Ausführung des Textformulars nicht zwingend sind.

• Institutionsabhängigkeit: Für Citrix oder andere Terminal-Systeme: Für die Word-Teildokumente, die Vorlage und die Textbausteine wird nicht das Hauptdokumente-Verzeichnis, sondern ein Unterverzeichnis genommen, welches über den Loginnamen des jeweils angemeldeten Users ermittelt wird. Bei einem User mit dem Loginnamen 'ITU_a' z.B. werden die Dokumente aus dem Unterverzeichnis ITU genommen.
• In Dokumententabelle aufnehmen: Legt fest, ob ein generiertes Dokument in die Liste der Dokumente der Hauptmaske eines Datenbereichs aufgenommen wird. Voraussetzung hierfür ist, dass sowohl ein Speicherpfad als auch ein Name der anzulegenden Datei definiert sind.
• Dokumenttyp: Bezeichnung eines fachlichen Dokumenttyps (z.B. Genehmigungsbescheid). Wird das Dokument automatisch in die Liste der Dokumente der Hauptmaske des Datenbereichs aufgenommen (s.o. In Dokumententabelle aufnehmen), wird diese Bezeichnung in das Feld Typ eingetragen.
• Erstelltes PDF-Dokument an Bereitstellungspostfach senden: Das im Rahmen der Ausführung des Textformulars erstellte PDF-Dokument soll an das in der Maskendefinition angegebene Bereitstellungspostfach versandt werden. Das Ankreuzfeld ist deaktiviert, wenn in der Maskendefinition nicht die erforderlichen Angaben zum Bereitstellungspostfach eingetragen sind.
• Link (z.B. zu einem Zahlungsdienstleister): Zu jedem Textformular kann genau ein Link (z.B. zu einem Zahlungsdienstleister) konfiguriert werden.
• Angezeigter Text für Link: Der im Textformular für den Link anzuzeigende Text.
• Info
  • Info: Das Info-Feld kann für eine interne Dokumentation genutzt werden.

https://www.payment.govconnect.de/payment/start?amount={%AZ TG Bescheid.Gebuehr%}&desc={%AZ TG Bescheid.Kassenzeichen%}&ags={%sc.InstitutionsParameter1%}&procedure=Gib mür Geld&hash=hashFunction({%sc.InstitutionsParameter2%})

Diese Einstellungen sind sowohl für die Erstellung von Textformularen mit Word, als auch mit Excel wirksam.

• Datendatei: Der Name der XML-Datei ist ein Pflichtfeld und gibt den Namen der Datei an, in die das Ergebnis des Abfragebaums geschrieben wird. Der Name ist frei wählbar im Rahmen der Konventionen, die für Dateinamen im Betriebssystem gelten. Es sollte für jedes Textformular ein individueller Dateiname vergeben werden! Für Textformulare, die in Textformulargruppen verwendet werden, ist dies unbedingt zu berücksichtigen, da sich die Datendateien der verschiedenen Textformulare bei Namensgleichheit gegenseitig überschreiben können.Zur Vermeidung von Problemen sollte der Name grundsätzlich mit der Dateiendung *.xml abgeschlossen werden.
• Auszuführendes Programm: Das auszuführende Programm ist eine Pflichtangabe und identifiziert das Programm, an welches das Ergebnis des Formularbaums übergeben wird. Im Standardfall wird dies das Programm winword.exe sein, es kann aber auch jedes anderes Programm eingetragen werden, welches sich zur Verarbeitung des Abfragebaumergebnisses eignet. Beispielsweise kann auch eine Batch-Datei (*.bat oder *.cmd) für die Betriebssystem-Kommandozeilenkonsole (cmd.exe unter Windows) aufgerufen werden.
  Wird das Programm mit absolutem Pfad (z.B. C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\WINWORD.EXE) eingetragen, MUSS sich Microsoft-Word für alle Nutzer des Textformulars unter genau diesem Pfad aufrufen lassen. Wird das Programm ohne kompletten Pfad eingetragen (z.B. winword.exe), wird es an dem durch den Konfigurationsparameter ProgrammPath angegebenen Dateisystemort aufgerufen. In beiden Fällen prüft die Oberfläche bei jedem Aufruf des Textformulars, ob sich das Programm am resultierenden Dateisystemort befindet. Ist dies nicht der Fall, erscheint der Eintrag im Aufrufdialog der ASYS-Oberfläche in roter Schrift. Das Programm - und damit das Textformular - kann nicht ausgeführt werden.
  Über den Button Programm auswählen () kann das Programm aus einem Dateidialog ausgewählt werden. Es wird mit einem absoluten Pfad eingetragen.
• Steuerdatei (dot(m)): Der Name der Steuerdatei ist ein Pflichtfeld und gibt eine Datei an, welche zusammen mit der XML-Datei an das auszuführende Programm übergeben wird. In dieser Datei befinden sich die Anweisungen, die das Programm ausführen soll, um den Inhalt der XML-Datei zu verarbeiten. Im Falle von Microsoft-Word (winword.exe) ist dies die Word-VBA-Makrosammlung, welche die XML-Datei zusammen mit einer oder mehreren Word-Vorlagedokumenten in einen fertigen Text umwandelt. Standardmäßig ist dies die Datei asys_standard_auto.dot ⁷⁾ oder asys_standard_auto_x.dot ⁸⁾ . Makrosammlungen für neuere Word/Office-Versionen besitzen die Dateiendung *.dotm.
  Wird die Datei mit absolutem Pfad (z.B. C:\Asys6\dokumente\asys_standard_auto.dot) eingetragen, MUSS sich die Datei für alle Nutzer des Textformulars unter genau diesem Pfad finden lassen. Wird das Programm ohne kompetten Pfad eingetragen (z.B. asys_standard_auto.dot), wird es an dem durch den Konfigurationsparameter DocumentPath definierten Dateisystemort erwartet. In beiden Fällen prüft die Oberfläche bei jedem Aufruf des Textformulars, ob sich die Datei am resultierenden Dateisystemort befindet. Ist dies nicht der Fall, erscheint der Eintrag im Aufrufdialog der ASYS-Oberfläche in roter Schrift. Die Datei - und damit das Textformular - kann nicht ausgeführt werden.
  Über den Button Datei auswählen () kann die Datei aus einem Dateidialog ausgewählt werden. Sie wird mit einem absoluten Pfad eingetragen.

Diese Einstellungen gelten nur für Textformulare, die mit Word erstellt werden - sie gelten nicht für die Verarbeitung mit Excel!

• Vorlage (dot(x) ): Es kann eine Vorlagendatei angegeben werden, die mit dem neuen Dokument verwendet werden soll. Wenn dieses Argument fehlt, wird die Vorlage Normal.dot verwendet (ein relativer Pfad ist möglich).
  Über den Button Datei auswählen () kann die Datei aus einem Dateidialog ausgewählt werden. Sie wird mit einem absoluten Pfad eingetragen.
• Textbausteine (doc(x) ): s. unten den Abschnitt Textbausteine.
  Über den Button Datei auswählen () kann die Datei aus einem Dateidialog ausgewählt werden. Sie wird mit einem absoluten Pfad eingetragen.
• Zusätzlich als PDF speichern: Das Word-Dokument wird nicht nur als *.doc oder *.docx-Datei gespeichert, sondern aus Word heraus zusätzlich als PDF-Datei. Damit diese Option verwendet werden kann, muss zur Textformularverarbeitung Microsoft-Word 2010 (oder jünger) verwendet werden.
  • PDF-Dokument in Dokumententabelle aufnehmen: Legt fest, ob ein generiertes PDF-Dokument in die Liste der Dokumente der Hauptmaske eines Datenbereichs aufgenommen wird. Voraussetzung hierfür ist, dass sowohl das Ankreuzfeld PDF-Erstellung, ein Speicherpfad als auch ein Name der anzulegenden Datei definiert sind. Damit die Option auswählbar ist, muss 'Zusätzlich als PDF speichern' ausgewählt sein.
• Applikation (WORD) schließen: Word wird nach der Dokumentenerstellung automatisch wieder geschlossen. Für die Dokumentenerstellung inkl. Email-Versand aus der Vorgangssteuerung ist diese Einstellung obligatorisch. Die Applikation wird nur geschlossen, wenn das generierte Dokument auch tatsächlich gespeichert werden konnte. Damit diese Option wirksam wird, muss ein Pattern für den Dateinamen definiert sein.
• Drucken
  • Sofort drucken: Hiermit wird die Microsoft-Word-Makrosammlung angewiesen, das aus dem Textformular erstellte Dokument anschließend sofort auszudrucken. Ohne weiter Angaben wird auf dem jeweiligen Windows-Standarddrucker ausgedruckt.
  • Anzahl der Kopien: In dieses Feld kann die Anzahl der Druckexemplare für einen automatischen Ausdruck als ganze Zahl eingetragen werden. Diese Option ist nur wirksam, wenn Sofort drucken aktiviert ist.
  • Druckername: Mit dieser Option kann ein bestimmter Drucker unter seinem Installationsnamen ausgewählt werden. Die Auswahlliste bietet alle Drucker an, die auf dem Rechner installiert sind, auf dem der Administrator aktuell läuft. Wird ein Drucker ausgewählt, so muss sichergestellt sein, dass dieser Name für alle Nutzer identisch ist, die dieses Textformular nutzen werden. Diese Option ist nur wirksam, wenn Sofort drucken aktiviert ist.

Diese Einstellungen gelten nur für PDF-Textformulare.

• Fortgeschritten signieren (mit Zertifikat der Institution): Das PDF-Dokument wird nach seiner Erstellung automatisch - ohne Zutun des aktuellen Nutzers - mit dem fortgeschrittenen Signaturzertifikat der Institution des ausführenden Nutzers signiert.
• Qualifiziert signieren (mit Signaturkarte): Das PDF-Dokument wird nach seiner Erstellung an den SecSigner zur Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur übergeben.
• Maskenfeld für Signaturname: Wird das PDF-Formular elektronisch signiert, kann hier festgelegt werden, in welches Maskenattribut der Name des Signierenden nach der Signatur übernommen wird. Es werden nur die theoretisch möglichen Maskenattribute angeboten.
• Maskenfeld für Signaturdatum: Wird das PDF-Formular elektronisch signiert, kann hier festgelegt werden, in welches Maskenattribut das Signaturdatum übernommen wird. Es werden nur die theoretisch möglichen Maskenattribute angeboten.
• Mitteilungserstellung und Versand eines erzeugten PDFs als Anhang der Mitteilung (nur für einige Masken möglich)
  • Zweck: Auswahlbox für einen Mitteilungszweck. Es sind nur im Rahmen der BMU-Schnittstelle erlaubte Kürzel für einen Zweck auswählbar. Es MUSS ein Zweck ausgewählt werden, damit das PDF in eine Mitteilung eingebettet versandt werden kann.
  • Text: In das Textfeld der Mitteilung kann ein hier vorzugebender Text eingetragen werden.

Die Möglichkeit des Versands eines frisch erstellten PDF-Dokuments ist nur in bestimmten Masken möglich. Wo dies nicht möglich ist, sind die Felder Zweck und Text deaktiviert. Zwei weitere Felder der Mitteilung (Bezug und Thema) werden automatisch nach Maßgabe der 'Empfehlung zur Nutzung von Mitteilungen zur Übermittlung von vorgangs- und betriebsbezogenen Informationen' mit Inhalt gefüllt, damit sie vom Empfänger automatisiert einem Vorgang oder Betriebsdatensatz zugeordnet werden können.

Sofern in dem zu erstellenden Dokument spezielle Textmarken definiert sind, die bei der Ausführung durch Textbausteine ersetzt werden sollen, kann hier die Word-Datei mit den Textbausteinen angegeben werden (ein relativer Pfad ist möglich). Die Textmarken müssen mit der Zeichenkette „B_B“ beginnen.

Word-Dokument mit den Textbausteinen: Die Textbausteine müssen in einer Tabelle stehen. Die Tabelle muss 2 oder 3 Spalten umfassen. In Spalte 1 müssen die Namen der Textmarken stehen (B_B[…]) - korrespondierend zu den Textmarken in den Dokumenten. Der Eintrag in dieser Spalte kann auch leer bleiben. In dem Fall wird dieser Textbaustein bei der Auswführung für alle Textmarken als möglicher Ersetzungstext angeboten. In die zweite Spalte kann (sollte) ein für die Nutzer sprechender Name eingetragen werden. In der dritten (ggf. zweiten) Spalte wird der eigentliche Textbaustein eingetragen. In die erste Zeile sind Überschriften einzutragen, der Textinhalt ist hierbei beliebig und wird nicht ausgewertet.

Ausführung: Während der Ausführung erscheint ein Dialog. Im linken oberen Bereich sind die Textmarken in einer Combobox aufgeführt, die in dem Dokument definiert sind. Je nach gewähltem Eintrag wird die rechte Combobox mit den Namen (sprechenden Namen) der Textbausteine gefüllt. Der Text des Textbausteins wird über den Button „← Text übernehmen“ übernommen. Es können für eine Textmarke mehrere Texte übernommen werden und der ersetzende Text kann auch manuell angepasst werden. Es sind alle Textmarken aus der oberen linken Combobox durchzuarbeiten bevor auf „Fertig stellen“ gedrückt wird.

In der Tabelle der Vorgänge werden alle Arbeitsschritte angezeigt, denen das Textformular in einem Vorgang zugeordnet ist. Die Textformularzuordnung kann hier nicht bearbeitet werden. Die Zuordnung von Textformularen zu Arbeitsschritten erfolgt bei der Vorgangsdefinition.

Die Tabelle besteht aus den Spalten

• Vorgang: Name der Vorgangs.
• Arbeitsschritt: Name des Arbeitsschritts des Vorgangs.
• Aktion: Name der Aktion, in der das Textformular genutzt wird.

Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste öffnet nach einem Wechsel zur Perspektive Vorgangssteuerung die entsprechende Arbeitsschrittdefinition im Bearbeitungsbereich. Dort können Änderungen am Arbeitsschritt und ihrer Aktion vorgenommen werden.

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