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Übersicht, Standorte, Institutionen, Nutzer, Nutzerprofile, Arbeitsgruppen (VG), Nummernkreise (VG), Arbeitsverteilungen (VG) |
Fachlich/inhaltliche Beschreibung
Die Perspektive Standorte, Nutzer… umfasst alle ASYS-Repositoryobjekte, die mit Repositorystandorten, Nutzern und der Rechteverwaltung zu tun haben. Teilweise werden hier Objekte konfiguriert, die primär in anderen Perspektiven zum Einsatz kommen. Da es sich um Einstellungen zu Nutzern handelt, sind sie trotzdem in dieser Perspektive angesiedelt.
Die in dieser Perspektive konfigurierbaren Repository-Objekte sind:
Repository-Standorte: Viele Konfigurationseinstellungen in ASYS können und müssen individuell für jeden Repository-Standort vorgenommen werden. In vielen Fällen entspricht ein Repository-Standort einem Bundesland (je Bundesland gibt es zumindest einen Repository-Standort). Diese Standorte können Unterstandorte beherbergen, d.h. die Repository-Standorte bilden einen Baum
1). Der Standort, an dem der Admin sich beim Administrator
anmeldet, bildet jeweils die Wurzel des
Objektbaums auf der linken Seite des Programms. Die Konfiguration ist somit beschränkt auf den Anmeldestandort und seine Unterstandorte. Übergeordnete Standorte sind hingegen weder einsehbar noch änderbar.
Ein Standort besitzt eine oder mehrere
Institutionen, denen
Nutzer zugeordnet sind. Pro Standort können ein oder mehrere
Nutzerprofile definiert werden, denen Rechte an
Masken und
Abfragen zugeordnet sind.
Nutzer sind mit einem oder mehreren
Nutzerprofilen verbunden, wodurch sich die Rechte des jeweiligen
Nutzers ergeben.
Arbeitsgruppen,
Nummernkreise und
Verteilungen werden für die
Vorgangssteuerung benötigt, um Arbeitsschritte aus Vorgängen einem Bearbeiter zuzuteilen. Diesen drei Objekten werden
Nutzer zugeordnet.
Institutionen: Institutionen können genutzt werden, um einen
Repository-Standort logisch zu gliedern. Zumindest muss ein
Standort eine Institution beherbergen, da diese die
Nutzer enthalten - ohne Institution –> keine
Nutzer!.
Je Institution und
Maske kann ein
Lesefilter definiert werden, d.h. die
Nutzer einer Institution sehen auf der betreffenden
Maske nur einen Ausschnitt der in der Datenbank vorhandenen Daten und für jede Institution kann ein anderer Ausschnitt definiert werden. Ebenso lassen sich je Institution individuelle
Einstellungen an den Masken vornehmen (z.B. abweichende Beschriftung, Pflichtfeldstatus, Defaultwert, Defaultsuchwert etc.).
Nach welchen Gesichtspunkten eine Gliederung erfolgen soll, ist stark von der Zuständigkeitstruktur des
Standortes abhängig. Ist in einem Bundesland nur eine Behörde für die Abfallüberwachung zuständig, so sind ggf. Referate, Gruppen oder drgl. Kandidaten für die Definition individueller Institutionen. Bei Bundesländern mit vielen zuständigen Behörden stellt ggf. jede Behörde eine Institution dar. Wichtig ist dabei, dass mit der Gliederung in Institutionen bis auf die statische Vorfilterung mit Lesefiltern noch keine Rechtevergabe auf Masken verbunden ist, d.h. alle
Nutzer einer Institution dürfen
potentiell alles.
Nutzer: Jeder Nutzer ist ein Zugangskonto zur ASYS-Oberfläche und ihren Daten. Ein Nutzer gehört immer zu einer
Institution und ist an die dort einstellbaren
Lesefilter und
Maskeneinstellungen gebunden. In der Regel wird ein Nutzer einer natürlichen Person entsprechen. In einigen Fällen werden aber auch Nutzer einer Rolle entsprechen, die von mehreren Personen parallel oder nacheinander ausgeübt werden (z.B. Praktikant mit stark eingeschränkten Rechten).
Ein frisch angelegter Nutzer besitzt
anfangs keine Rechte. Diese werden dem Nutzer über die Zuordnung von einem oder mehreren
Nutzerprofilen zugewiesen. Die Summe aller Rechte aus allen
Nutzerprofilen, die einem Nutzer zugewiesen sind, bestimmt die Gesamtheit seiner Rechte auf der ASYS-Oberfläche.
Jedem Nutzer müssen
Signaturrechte individuell zugewiesen werden (diese erlangt der Nutzer nicht über ein Nutzerprofil!). Die Auswahl erfolgt aus einer Auswahlliste von Masken, auf denen die Signaturfunktion möglich ist.
Nutzerprofile: Nutzerprofile stellen prototypische
Nutzer oder Rollen dar. Änderungen an den Einstellungen eines Profils wirken sich dabei auf alle
Nutzer aus, denen das Profil zugeordnet ist
2).
In Nutzerprofilen werden
Rechte auf Masken vergeben, d.h. es wird bestimmt ob die
Nutzer des Profils die
Maske öffnen und nach Datensätzen suchen dürfen (Leserecht), Datensätze neu anlegen (Anlegerecht), ändern (Änderungsrecht) oder löschen dürfen (Löschrecht). Ebenso wird im Profil eine Liste der
Abfragen3) und
Textformulare verwaltet, die durch die Nutzer des Profils aufgerufen werden dürfen.
Arbeitsgruppen: Arbeitsgruppen werden für die Bearbeiterermittlung in der
Vorgangssteuerung verwendet. Über die Gruppen wird gesteuert, welche
Nutzer gemeinsam mit bestimmten
Arbeitsschritten beaufschlagt werden. Die Zuteilung der neu anfallenden
Arbeitsschritte wird per Zufall auf die Mitglieder eine Arbeitsgruppe verteilt. Dabei besteht die Möglichkeit, einzelne Gruppenmitglieder von der Arbeitszuteilung auszuschließen (Chef-Kennzeichen).
Nummernkreise: Nummernkreise werden für die Bearbeiterermittlung in der
Vorgangssteuerung verwendet. Nummernkreise dienen der Zuordnung von
Arbeitsschritten anhand eines Merkmals des zugehörigen Datensatzes zu einem Mitglied einer Gruppe von ASYS-Nutzern. Die Zuordnung erfolgt dabei über genau ein Feld des Datensatzes (z.B. der Name des Entsorgers im Begleitschein:
A-F –> Bearbeiter X,
G-M –> Bearbeiter Y,
N-S –> …).
Arbeitsverteilungen: Arbeitsverteilungen werden für die Bearbeiterermittlung in der
Vorgangssteuerung verwendet. Arbeitsverteilungen dienen der Zuordnung von
Arbeitsschritten anhand von Quoten. Für die
Nutzer in einer Arbeitsverteilung wird protokolliert, wie viele
Arbeitsschritte sie in der Vergangenheit erhalten haben. Dem stehen Sollwerte für die Anteile gegenüber. Ein neuer
Arbeitsschritt wird demjenigen
Nutzer in einer Arbeitsverteilung zugewiesen, dessen Ist-Anteil unter dem Soll-Anteil liegt.
Über die Arbeitsgruppen wird gesteuert, welche Nutzer als Kollegen gegenseitige Einsicht in den Arbeitsvorrat haben und bedarfsweise Arbeitsschritte von Kollegen übernehmen (Stellvertreterregelung) oder an diese übergeben dürfen (Delegierung).
Bedienung
Der Tab-Reiter einer Nutzergruppe gliedert sich in zwei Abschnitte:
Nutzerprofil
Listenbereich
Den unteren Teil des Bearbeitungsbereichs nimmt ein Abschnitt mit fünf Tab-Reitern ein. Hier werden Konfigurationselemente angezeigt, die der Nutzergruppe zugeordnet sind.
Maskenrechte
Die Maskenrechte werden nicht als Liste angezeigt, sondern als Baum der Aufgabenbereiche/Masken. Die Ordnung der Masken in diesem Baum orientiert sich am Navigationsbaum der ASYS-Oberfläche. Zuoberst wird der Baum ergänzt durch die Überschrift Arbeitsvorräte, über den die Arbeitsvorräte in der gleichnamigen Übersicht der Oberfläche mit Rechten ausgestattet werden können.
Mit den Maskenrechten wird für alle Nutzer einer Nutzergruppe festgelegt, welche Rechte die Nutzer auf den Masken besitzen4).
Die Maskenrechte
Vergabe von Maskenrechten
Die Vergabe von Rechten kann in drei Granularitäten erfolgen, für die jeweils ein Button über dem Baum zur Verfügung steht:
Alle Masken: Die Maskenrechte werden für den gesamten Maskenbaum vergeben, alle ggf. schon individuell für Masken oder Maskengruppen vergebenen Rechte werden durch diese Rechtevergabe ersetzt.
Aktuelle Maske und Kinder: Die im Baum markierte Maske und ihre Untermasken (über alle untergeordneten Ebenen!) erhalten die vergebenen Rechte. Übergeordnete Masken oder andere Masken auf der gleichen Hierarchieebene sind nicht betroffen.
Aktuelle Maske: Nur die im Baum markierte Maske erhält die vergebenen Rechte. Weder übergeordnete Masken, noch Masken auf der gleichen Hierarchieebene oder Untermasken der aktuellen Maske erhalten veränderte Rechte.
Die Varianten 'Aktuelle Maske und Kinder' und 'Aktuelle Maske' können auch mittels Rechtsklick auf einen Baumeintrag über ein daraufhin erscheinendes Pop-Up-Menü aufgerufen werden.
Fiktives Beispiel:
Ausgangspunkt:
Für ein Nutzerprofil wurde zur Maske 'Entsorgungsnachweis Grundverfahren (EN)' das Leserecht vergeben. Jetzt soll für die Mitteilung ein volle Rechtevergabe ergänzt werden.
Variante 'Alle Masken':
Die volle Rechtevergabe wurde auf alle Masken angewendet, also auch auf die schon mit Rechten versehene Maske 'Entsorgungsnachweis Grundverfahren (EN)' sowie auf alle Masken, die noch keine Rechte erhalten hatten!
Variante 'Aktuelle Maske und Kinder':
Die volle Rechtevergabe ist beschränkt auf die Maske 'Mitteilung' und ihre Untermaske 'Fehlerprotokoll'. Hätte 'Fehlerprotokoll' weitere Untermasken, wären sie auch mit vollen Rechten versehen worden. Wären für 'Fehlerprotokoll' schon Rechte vergeben gewesen, wären sie ersetzt worden.
Variante 'Aktuelle Maske':
Nur die markierte Maske 'Mitteilung' ist mit Rechten versehen worden. Alle anderen Masken blieben unverändert.
Hinter jedem der drei Buttons Alle Masken, Aktuelle Maske und Kinder sowie Aktuelle Maske öffnet sich das gleiche Drop-Down-Menü:
Im oberen Teil des Menüs wird die Rechtekombination ausgewählt, die auf den jeweiligen Bereich aus Masken und ggf. Untermasken angewendet werden soll.
Die beiden letzten Menüoptionen 'Baum erweitern' und 'Baum reduzieren' haben nur Auswirkung auf den Darstellungszustand des Baums der Maskenrechte. Mit ihnen wird der Baum gemäß des Wirkungsbrereichs des zuvor gewählten Buttons ausgeklappt (erweitert) oder eingeklappt (reduziert).
Die Rechtevergabe kann auch für Masken erfolgen, für deren übergeordnete Maske gar keine Rechte vergeben sind. Damit wären die Rechte auf der untergeordneten Maske wertlos, da sie mangels Leserecht auf der übergeordneten Maske gar nicht erreichbar ist. Aus diesem Grund wird in diesen Fällen für übergeordnete Masken ohne Rechte automatisch das Leserecht vergeben. Die beiden nachfolgenden Bilder sollen dies an einem Beispiel für die Abfälle einer Teilanlage des Entsorgers illustrieren6):
Es wurden volle Rechte für die 'Abfälle' der Teilanlage vergeben. Für die übergeordneten Masken 'Teilanlagen' und 'Entsorger' waren noch keine Rechte vergeben, daher wird für sie das Leserecht vergeben. Gleiches gilt für den Gliederungspunkt 'Betreiber und Betrieb' des Navigationsbaums.
Abfragen
In der Tabelle der Abfragen können dem Nutzerprofil eine oder mehrere Abfragen zugeordnet werden. Ein Nutzer kann nur Abfragen ausführen, die ihm in einem seiner Nutzerprofile zugeordnet sind. Dies gilt auch für Auswertungs- und QS-Abfragen.
Die Tabelle besteht aus den Spalten
Name: Name der Abfrage.
QS: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als QS-Abfrage gekennzeichnet ist.
Auswertung: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Auswertungsabfrage gekennzeichent ist.
Nr.: Laufende Nummer einer QS- oder Auswertungsabfrage zur Bestimmung der Reihenfolge der Ausführung der Abfragen einer Abfragengruppe zu einem Aufgabenbereich/einer Maske.
Regel: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Prüfregelabfrage gekennzeichnet ist.
Textformular: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Textformularabfrage gekennzeichnet ist.
VG: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Vorgangssteuerungsabfrage gekennzeichnet ist.
Empfängerermittlung: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Empfängerermittlungsabfrage gekennzeichnet ist.
Webservice: Ankreuzfeld; gesetzt, falls die Abfrage als Webserviceabfrage gekennzeichnet ist.
Info: Das Freitextfeld mit einer internen Dokumentation der Abfragendefinition.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste wechselt zur Perspektive Prüfregeln, Abfragen... und öffnet die entsprechende Abfragendefinition im Bearbeitungsbereich. Dort können Änderungen an der Abfrage vorgenommen werden.
Eine Abfrage dem Nutzerprofil zuordnen
Für die Zuordnung einer Abfrage zum Nutzerprofil gibt es zwei mögliche Wege:
Aus der
Auswahlliste der
Abfragen werden ein oder mehrere zuvor markierte
Abfragen per
Drag&Drop in die Liste der zugeordneten
Abfragen im Bearbeitungsbereich gezogen.
Über den Button
Abfrage hinzufügen (
)
7) öffnet sich ein Auswahldialog für
Abfragen:
Es können ein oder mehrere
Abfragen für die Übernahme markiert werden (mittels Windows-Standard Shift+Linksklick bzw. Strg+Linksklick). In der Zeile über der Tabelle kann ein Namensfilter und/oder ein Eigenschaftenfilter eingetragen werden (Nutzung und Wirkung wie in den
Auswahllisten). Der Button
Übernehmen übernimmt alle markierten
Abfragen in die Zuordnungsliste des Nutzerprofils. Doppelte Zuordnungen werden dabei ignoriert.
Eine Abfrage vom Nutzerprofil lösen
Um eine Abfrage vom Nutzer zu lösen, muss es in der Liste der zugeordneten Abfragen markiert sein. Über den Button Abfrage entfernen ()8) wird die Zuordnung der Abfrage zum Nutzerprofil nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht - die Abfrage bleibt unverändert erhalten.
Textformulare
In der Tabelle der Textformulare können dem Nutzerprofil eine oder mehrere Textformulare zugeordnet werden. Ein Nutzer kann nur Textformulare ausführen, die ihm in einem seiner Nutzerprofile zugeordnet sind.
Die Tabelle besteht aus den Spalten
Textformular: Name des Textformulars im Repository.
Sprechender Name: Name des Textformulars in der ASYS-Oberfläche.
Maske: Name der Maske, für die das Textformular definiert ist.
Reihenfolge: Reihenfolgennummer des Textformulars zur Auswahl in der Maske.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste wechselt zur Perspektive Maske, Prüfpläne... und öffnet die entsprechende Textformulardefinition im Bearbeitungsbereich. Dort können Änderungen am Textformular vorgenommen werden.
Ein Textformular dem Nutzerprofil zuordnen
Für die Zuordnung eines Textformulars zum Nutzerprofil gibt es zwei mögliche Wege:
Aus der
Auswahlliste der
Textformulare werden ein oder mehrere zuvor markierte
Textformulare per
Drag&Drop in die Liste der zugeordneten
Textformulare im Bearbeitungsbereich gezogen.
Über den Button
Textformular hinzufügen (
)
9) öffnet sich ein Auswahldialog für
Textformulare:
Es können ein oder mehrere
Textformulare für die Übernahme markiert werden (mittels Windows-Standard Shift+Linksklick bzw. Strg+Linksklick). In der Zeile über der Tabelle kann ein Namensfilter und/oder ein Eigenschaftenfilter eingetragen werden (Nutzung und Wirkung wie in den
Auswahllisten). Der Button
Übernehmen übernimmt alle markierten
Textformulare in die Zuordnungsliste des Nutzerprofils. Doppelte Zuordnungen werden dabei ignoriert.
Ein Textformular vom Nutzerprofil lösen
Um ein Textformular vom Nutzer zu lösen, muss es in der Liste der zugeordneten Textformulare markiert sein. Über den Button Textformular entfernen ()10) wird die Zuordnung des Textformulars zum Nutzerprofil nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht - das Textformular bleibt unverändert erhalten.
Textformulargruppen
In der Tabelle der Textformulargruppen können dem Nutzerprofil eine oder mehrere Textformulargruppen zugeordnet werden. Ein Nutzer kann nur Textformulargruppen ausführen, die ihm in einem seiner Nutzerprofile zugeordnet sind.
Die Tabelle besteht aus den Spalten
Textformulargruppe: Name des Textformulars.
Maske: Name der Maske, für die die Textformulargruppe definiert ist.
Reihenfolge: Reihenfolgennummer der Textformulargruppe zur Auswahl in der Maske.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste wechselt zur Perspektive Maske, Prüfpläne... und öffnet die entsprechende Textformulargruppendefinition im Bearbeitungsbereich. Dort können Änderungen an der Textformulargruppe vorgenommen werden.
Eine Textformulargruppe dem Nutzerprofil zuordnen
Für die Zuordnung einer Textformulargruppe zum Nutzerprofil gibt es zwei mögliche Wege:
Aus der
Auswahlliste der
Textformulargruppen werden ein oder mehrere zuvor markierte
Textformulargruppen per
Drag&Drop in die Liste der zugeordneten
Textformulargruppen im Bearbeitungsbereich gezogen.
Über den Button
Textformularruppe hinzufügen (
)
11) öffnet sich ein Auswahldialog für
Textformulargruppen:
Es können ein oder mehrere
Textformulargruppen für die Übernahme markiert werden (mittels Windows-Standard Shift+Linksklick bzw. Strg+Linksklick). In der Zeile über der Tabelle kann ein Namensfilter und/oder ein Eigenschaftenfilter eingetragen werden (Nutzung und Wirkung wie in den
Auswahllisten). Der Button
Übernehmen übernimmt alle markierten
Textformulargruppen in die Zuordnungsliste des Nutzerprofils. Doppelte Zuordnungen werden dabei ignoriert.
Eine Textformulargruppe vom Nutzerprofil lösen
Um eine Textformulargruppe vom Nutzer zu lösen, muss sie in der Liste der zugeordneten Textformulargruppen markiert sein. Über den Button Textformulargruppe entfernen ()12) wird die Zuordnung der Textformulargruppe zum Nutzerprofil nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht - die Textformulargruppe bleibt unverändert erhalten.
Nutzer
In der Tabelle der Nutzer werden alle Nutzer angezeigt, denen das Nutzerprofil zugeordnet ist. Die Nutzerzuordnung kann hier nicht bearbeitet werden. Die Zuordnung von Nutzerprofilen zu Nutzern erfolgt bei den Nutzern.
Die Tabelle besteht aus den Spalten
Loginname (Kennungen): Anmeldename des Nutzers bei der ASYS-Oberfläche samt Angaben zur Institutions- und Standortzugehörigkeit.
Nachname: Der (optional) Nachname des Nutzers.
Vorname: Der (optionale) Vorname der Nutzers.
Info: Das Freitextfeld mit einer internen Dokumentation des Nutzers.
Alle Spalten der Tabelle entsprechen gleichnamigen Feldern im Bearbeitungsbereich der Nutzer.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste öffnet die entsprechende Nutzerdefinition im Bearbeitungsbereich. Dort können Änderungen am Nutzer vorgenommen werden.
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